Realizzare un Risk Management Plan è indispensabile per prevenire l’insorgenza di rischi e incidenti che potrebbero danneggiare il business: per un'impresa, oggi, non pianificare è il vero rischio. Il Risk Management Plan include il cronoprogramma di interventi necessari per configurare, per esempio, gli indicatori chiave e i sistemi preventivi di cui l’azienda ha bisogno per sapere come muoversi all’interno di uno scenario commerciale, interno ed esterno, che può comportare rischi, anche rilevanti, per la salute dell’impresa.
Nessuna azienda è esente da rischi perché sono intrinsechi in un progetto. Per tale ragione, vanno identificati, registrati e, soprattutto, monitorati affinché l’impresa interpreti i rischi non come un male inevitabile, bensì come un’opportunità per stabilire regole chiare e funzionali alla sua crescita. Per realizzare un Risk Management Plan senza errori vanno seguire diverse fasi, che partono dall’identificazione dei rischi fino alla misurazione continua delle soglie di rischio.
L'espressione Risk Management Plan è usata in gergo per descrivere un processo chiave di gestione di qualsiasi progetto che consente ai project manager di prevedere i rischi potenziali e di ridurne l'impatto negativo. Un nuovo progetto offre nuove opportunità, ma anche potenziali rischi, per cui un piano di gestione del rischio è un must per qualsiasi impresa, e soprattutto per le organizzazioni che per crescere intendono fare leva sull'innovazione di business.
Lo scopo di un Risk Management Plan è infatti proprio quello di aiutare l'impresa a identificare, valutare e pianificare i possibili rischi che possono sorgere durante il roll out di un progetto. Va dunque considerato come un piano che ne accompagna lo sviluppo in ciascuna delle sue fasi di implementazione, comprese le aree all'interno delle quali potrebbe verificarsi la necessità di dismettere vecchi processi, ingaggiare risorse esterne o sforare il budget.
Per gestire efficacemente le nuove linee attivate e guidare il team di progetto verso un risultato di successo, i risk manager possono sviluppare insieme agli owner di processo una roadmap a cui ciascun attore coinvolto potrà fare riferimento.
Per avviare in modo corretto un Risk Management Plan, è prima necessario comprendere a quali tipo di rischi l’azienda sia esposta. Serve, insomma, avviare una procedura di Risk Assessment: definire i processi aziendali coinvolti, mappare e identificare chiaramente i rischi e, infine, valutare qualitativamente e quantitativamente tali rischi. L’impresa deve chiedersi: cosa succede se il rischio si concretizza? Quanto è probabile che ciò accada e che impatto può essere preventivato per tale incidente? La risposta a queste domande dà forma a uno scenario chiaro e molto più facile da prevenire.
Ne consegue che le imprese devono innanzitutto focalizzare quali sono i propri obiettivi attuali e quali quelli futuri: cioè dove sta andando l’impresa. Basare un Risk Assessment sui dati che descrivono le attività del quinquennio precedente, per esempio, creerà un piano inefficiente perché nel frattempo l’azienda si è evoluta e anche i concorrenti potrebbero essere cambiati: serve una prospettiva differente, più ampia e trasversale e quindi indicatori di rischio nuovi.
L’identificazione e la valutazione degli errori è il primo passo verso un Risk Management Plan funzionale alla crescita dell’azienda: a quel punto, l’impresa deve monitorare le soglie di rischio. Le moderne risk dashboard servono a questo: a permettere alle imprese di evolvere il proprio Risk Management Plan in modo che affianchi fedelmente il percorso di crescita e di sviluppo delle aziende, anche qualora entrassero in un segmento commerciale inedito, che comporta, quindi, rischi diversi.
Il monitoraggio è un processo che non ha una fine prestabilita: va avanti per l’intera durata del progetto in modo da poter integrare ulteriori rischi che inizialmente non erano preventivabili e che hanno preso forma parallelamente all’evoluzione del mercato. Per un monitoraggio di qualità, inoltre, gli algoritmi sono diventati strumenti imprescindibili.
Dopo aver identificato e valutato i rischi, la fase successiva di qualsiasi piano di gestione del rischio si concentra sulla determinazione delle modalità di risposta alle minacce individuate. La reazione comporta lo sviluppo di opzioni strategiche che possono aumentare i risultati positivi e ridurre i rischi.
Il piano di risposta al rischio deve quindi determinare quali iniziative intraprendere per ottenere gli output più vicini agli obiettivi predefiniti, tenendo conto della propensione al rischio dell'organizzazione e gli specifici livelli di tolleranza del processo.
Pensando per esempio all'apertura di una nuova filiale di una banca, chi si occupa di risk management dovrà valutare tutti gli aspetti che concorrono a definire gli scenari di rischio ipoteticamente collegati non solo a quella specifica location (tasso di criminalità, presenza di infrastrutture ridondate sul piano della connettività e della fornitura energetica, congestione del traffico veicolare e facilità di accesso per i dipendenti e i clienti), ma anche gli impatti che l'apertura determinerà sui processi interni all'organizzazione, sia sul fronte della gestione delle risorse umane, sia per quanto riguarda eventuali future necessità di integrazione con nuovi processi, prodotti e servizi. Ciascuna di queste istanze, all'interno di un Risk Management Plan ben concepito, dovrà essere opportunamente indirizzata.
Come si è visto, gli aspetti da monitorare sono diversi. Per non implementare un Risk Management Plan lacunoso, è utile conoscere quali sono gli errori più comuni in cui si possa incappare. Uno di questo è sottovalutare l’impatto di un incidente. Ciò può avverarsi, per esempio, nel caso in cui il team di risk management sia molto ottimista, qualcosa che è frequente nelle prime fasi di un progetto.
Un evento, inoltre, può impattare su vari fronti: i costi, la durata del progetto oppure la qualità del risultato finale. Se un progetto deve avere una scadenza fissata (come aderire all’entrata in vigore di una nuova normativa), dare priorità ai rischi legati al danno economico è fuorviante: perché il danno più grande sarà non rispettare la data imperativa. Viene facile pensare che tutti i rischi siano altrettanto importanti: ma sarebbe sbagliato e alcuni devono avere una priorità maggiore di altri a seconda delle specificità di ciascun progetto. Questo è il secondo errore che può fare un’azienda programmando il suo Risk Management Plan.
Un terzo errore da non commettere è quello di non considerare le opportunità. Tendenzialmente, al termine “rischio” viene associata una connotazione negativa; ma quando dev’essere progettato un Risk Management Plan è importante considerare anche le eventualità in cui un evento di rischio sia positivo: uno sconto da parte di un fornitore; condizioni di mercato competitive per uno specifico servizio oppure la possibilità di accedere a sgravi fiscali nel caso in cui un progetto venga chiuso entro una data specifica.